به طور کلی برای انعقاد هر معاهده­ای بايد مراحل زير را طی نمود:

1- مذاکره 2- نگارش و امضا 3- تصويب و الحاق 4- مبادلة اسناد تصويب و ثبت و انتشار.

بند اول- مذاکره

اولين مرحلة انعقاد معاهدات، مذاکرة ميان دولت­هاست. «مذاکره» عبارتست از گفت و شنود بين نمايندگان رسمی‌ اطراف معاهده، به منظور دستيابی به نقطه نظرات مشترک جهت تنظيم يک معاهده.

در قراردادهای دو جانبه، ابتکار مذاکره با کشور يا کشورهای طرف قرارداد است و اگر معاهده­ای چند جانبه يا همه جانبه باشد، کنفرانس نمايندگان کشورها جهت تفاهم بر سر دستور کار، تاريخ، زبان جلسه و غيره برگزار خواهد شد. البته در معاهداتی که در ضمن يک سازمان بين­المللی يا زير نظر آن منعقد می‌­شوند، ابتکار مذاکره به رکن فراگير سازمان محول می‌­شود. نمايندگانی که برای مذاکره معرفی می‌­شوند بايد دارای اختيارات تام جهت مذاکره يا اصطلاحاً «اختيارنامه» (Full Powers) باشند که در چارچوب مدرکی کتبی به طرف مقابل ارائه می‌­گردد. گروهي از افراد به علت مقام خود نيازی به اختيارنامه ندارند که عبارتند از:

رؤسای کشورها و حکومت‌ها و وزرای امور خارجه در ارتباط با انعقاد يک معاهده.

رؤسای مأموريت­های ديپلماتيک جهت قبولی متن يک معاهده ميان کشور فرستنده و کشور پذيرنده.

نمايندگان آکروديته يا رسمی‌ کشورها در يک کنفرانس بين­المللی يا سازمان بين­المللی يا رکن آن، جهت پذيرش متن معاهده در آن کنفرانس، سازمان يا رکن.

رؤسای دائم هيأت­های نمايندگی کشورها در يک سازمان بين­المللی جهت پذيرش متن يک معاهده ميان کشور فرستنده و آن سازمان.

ممکن است از رفتار و اوضاع و احوال کشورها و سازمان­های ذينفع چنين برآيد که فردی بدون داشتن اختيارنامه، نمايندة کشور برای انجام مذاکره قلمداد شود.