به طور کلی برای انعقاد هر معاهده­ای بايد مراحل زير را طی نمود:

1- مذاکره 2- نگارش و امضا 3- تصويب و الحاق 4- مبادلة اسناد تصويب و ثبت و انتشار.

بند اول- مذاکره

اولين مرحلة انعقاد معاهدات، مذاکرة ميان دولت­هاست. «مذاکره» عبارتست از گفت و شنود بين نمايندگان رسمی‌ اطراف معاهده، به منظور دستيابی به نقطه نظرات مشترک جهت تنظيم يک معاهده.

در قراردادهای دو جانبه، ابتکار مذاکره با کشور يا کشورهای طرف قرارداد است و اگر معاهده­ای چند جانبه يا همه جانبه باشد، کنفرانس نمايندگان کشورها جهت تفاهم بر سر دستور کار، تاريخ، زبان جلسه و غيره برگزار خواهد شد. البته در معاهداتی که در ضمن يک سازمان بين­المللی يا زير نظر آن منعقد می‌­شوند، ابتکار مذاکره به رکن فراگير سازمان محول می‌­شود. نمايندگانی که برای مذاکره معرفی می‌­شوند بايد دارای اختيارات تام جهت مذاکره يا اصطلاحاً «اختيارنامه» (Full Powers) باشند که در چارچوب مدرکی کتبی به طرف مقابل ارائه می‌­گردد. گروهي از افراد به علت مقام خود نيازی به اختيارنامه ندارند که عبارتند از:

رؤسای کشورها و حکومت‌ها و وزرای امور خارجه در ارتباط با انعقاد يک معاهده.

رؤسای مأموريت­های ديپلماتيک جهت قبولی متن يک معاهده ميان کشور فرستنده و کشور پذيرنده.

نمايندگان آکروديته يا رسمی‌ کشورها در يک کنفرانس بين­المللی يا سازمان بين­المللی يا رکن آن، جهت پذيرش متن معاهده در آن کنفرانس، سازمان يا رکن.

رؤسای دائم هيأت­های نمايندگی کشورها در يک سازمان بين­المللی جهت پذيرش متن يک معاهده ميان کشور فرستنده و آن سازمان.

ممکن است از رفتار و اوضاع و احوال کشورها و سازمان­های ذينفع چنين برآيد که فردی بدون داشتن اختيارنامه، نمايندة کشور برای انجام مذاکره قلمداد شود.

بند دوم- نگارش و امضا

معاهده چند بخش دارد:

الف- مقدمه: در اين قسمت، نام تمام متعاهدين ذکر شده و موضوع و هدف معاهده در قالب اعلام جهات و دلايل انعقاد معاهده مطرح می‌­شود. مقدمة معاهدات فاقد جنبة الزام­آور است و از عوامل مؤثر در تفسير معاهدات به حساب می‌­آيد.

ب- مقررات اصلی: جزء اصلی هر معاهده را تشکيل می‌­دهد که الزام­آور است و شامل مواد معاهده و شروط پايانی است. لازم به ذکر است که شروط پايانی از ديدگاه مادی، متن حقوقی است و از نظر شکلی، حکم است که شرايط عمل به معاهده را تعيين می‌­کند.

ج- پيوست­ها: اين بخش که شامل مقررات علمی‌، فنی، اداری، تکميلی، تفسيری يا تفصيلی در خصوص برخی مواد يک معاهده يا مجموع يک معاهده است، ممکن است به برخی معاهدات، به منظور پرهيز از حجيم شدن معاهده ضميمه گردد که به لحاظ حقوقی اگر قرار ديگری نباشد از نيروی الزام­آور مواد معاهده برخوردار است. برای انتخاب زبان نگارش معاهده، چند روش وجود دارد:

1- انتخاب يک زبان: از قرون وسطی تا دورانی از عصر جديد در اروپا، تمام معاهدات را فقط به زبان لاتين می‌­نگاشتند.

2- انتخاب چند زبان با رجحان يکی از آنها: معمولاً در معاهدات دو جانبه­ای که طرفين، زبان رسمی‌ مشترک ندارند، معاهده به زبان رسمی‌ هر دو طرف نگارش شده و به زبان سومی‌ هم نوشته خواهد شد که در مقام حل اختلافات مربوط به اجرا يا تفسير بر دو زبان پيشين مقدم خواهد بود.

3- انتخاب چند زبان بدون رجحان يکی بر ساير زبان‌ها: در اين روش، معاهده به تعداد زبان‌های رسمی‌ طرف­های معاهده نگارش شده و همة نسخ در حکم واحدند.

در گام بعد، متن معاهده با تراضی تمام دولت­های مشارکت کننده در تنظيم پيش‌نويس با اکثريت دوم سوم دول حاضر و رأی دهنده يا اکثريت ديگری که دوم سوم دول حاضر و رأی دهنده توافق کنند به «پذيرش متن معاهده» (Adoption of the Text) می‌‌پردازند.

قدم بعدی، «تأييد و اعتبار بخشيدن به متن» (Authentication of the Text) است. در اين مقطع، دولت­های مذاکره کننده از طريق «امضا»، «پاراف» يا «امضا با کسب تکليف» (Signature ad Referendum) متن معاهده را نهايی می‌­کنند