اولين مرحلة انعقاد معاهدات، مذاکرة ميان دولتهاست. «مذاکره» عبارتست از گفت و شنود بين نمايندگان رسمی اطراف معاهده، به منظور دستيابی به نقطه نظرات مشترک جهت تنظيم يک معاهده.
در قراردادهای دو جانبه، ابتکار مذاکره با کشور يا کشورهای طرف قرارداد است و اگر معاهدهای چند جانبه يا همه جانبه باشد، کنفرانس نمايندگان کشورها جهت تفاهم بر سر دستور کار، تاريخ، زبان جلسه و غيره برگزار خواهد شد. البته در معاهداتی که در ضمن يک سازمان بينالمللی يا زير نظر آن منعقد میشوند، ابتکار مذاکره به رکن فراگير سازمان محول میشود. نمايندگانی که برای مذاکره معرفی میشوند بايد دارای اختيارات تام جهت مذاکره يا اصطلاحاً «اختيارنامه» (Full Powers) باشند که در چارچوب مدرکی کتبی به طرف مقابل ارائه میگردد. گروهي از افراد به علت مقام خود نيازی به اختيارنامه ندارند که عبارتند از:
رؤسای کشورها و حکومتها و وزرای امور خارجه در ارتباط با انعقاد يک معاهده.
رؤسای مأموريتهای ديپلماتيک جهت قبولی متن يک معاهده ميان کشور فرستنده و کشور پذيرنده.
نمايندگان آکروديته يا رسمی کشورها در يک کنفرانس بينالمللی يا سازمان بينالمللی يا رکن آن، جهت پذيرش متن معاهده در آن کنفرانس، سازمان يا رکن.
رؤسای دائم هيأتهای نمايندگی کشورها در يک سازمان بينالمللی جهت پذيرش متن يک معاهده ميان کشور فرستنده و آن سازمان.
ممکن است از رفتار و اوضاع و احوال کشورها و سازمانهای ذينفع چنين برآيد که فردی بدون داشتن اختيارنامه، نمايندة کشور برای انجام مذاکره قلمداد شود.