به طور کلی برای انعقاد هر معاهدهای بايد مراحل زير را طی نمود:
1- مذاکره 2- نگارش و امضا 3- تصويب و الحاق 4- مبادلة اسناد تصويب و ثبت و انتشار.
بند اول- مذاکره
اولين مرحلة انعقاد معاهدات، مذاکرة ميان دولتهاست. «مذاکره» عبارتست از گفت و شنود بين نمايندگان رسمی اطراف معاهده، به منظور دستيابی به نقطه نظرات مشترک جهت تنظيم يک معاهده.
در قراردادهای دو جانبه، ابتکار مذاکره با کشور يا کشورهای طرف قرارداد است و اگر معاهدهای چند جانبه يا همه جانبه باشد، کنفرانس نمايندگان کشورها جهت تفاهم بر سر دستور کار، تاريخ، زبان جلسه و غيره برگزار خواهد شد. البته در معاهداتی که در ضمن يک سازمان بينالمللی يا زير نظر آن منعقد میشوند، ابتکار مذاکره به رکن فراگير سازمان محول میشود. نمايندگانی که برای مذاکره معرفی میشوند بايد دارای اختيارات تام جهت مذاکره يا اصطلاحاً «اختيارنامه» (Full Powers) باشند که در چارچوب مدرکی کتبی به طرف مقابل ارائه میگردد. گروهي از افراد به علت مقام خود نيازی به اختيارنامه ندارند که عبارتند از:
رؤسای کشورها و حکومتها و وزرای امور خارجه در ارتباط با انعقاد يک معاهده.
رؤسای مأموريتهای ديپلماتيک جهت قبولی متن يک معاهده ميان کشور فرستنده و کشور پذيرنده.
نمايندگان آکروديته يا رسمی کشورها در يک کنفرانس بينالمللی يا سازمان بينالمللی يا رکن آن، جهت پذيرش متن معاهده در آن کنفرانس، سازمان يا رکن.
رؤسای دائم هيأتهای نمايندگی کشورها در يک سازمان بينالمللی جهت پذيرش متن يک معاهده ميان کشور فرستنده و آن سازمان.
ممکن است از رفتار و اوضاع و احوال کشورها و سازمانهای ذينفع چنين برآيد که فردی بدون داشتن اختيارنامه، نمايندة کشور برای انجام مذاکره قلمداد شود.
بند دوم- نگارش و امضا
معاهده چند بخش دارد:
الف- مقدمه: در اين قسمت، نام تمام متعاهدين ذکر شده و موضوع و هدف معاهده در قالب اعلام جهات و دلايل انعقاد معاهده مطرح میشود. مقدمة معاهدات فاقد جنبة الزامآور است و از عوامل مؤثر در تفسير معاهدات به حساب میآيد.
ب- مقررات اصلی: جزء اصلی هر معاهده را تشکيل میدهد که الزامآور است و شامل مواد معاهده و شروط پايانی است. لازم به ذکر است که شروط پايانی از ديدگاه مادی، متن حقوقی است و از نظر شکلی، حکم است که شرايط عمل به معاهده را تعيين میکند.
ج- پيوستها: اين بخش که شامل مقررات علمی، فنی، اداری، تکميلی، تفسيری يا تفصيلی در خصوص برخی مواد يک معاهده يا مجموع يک معاهده است، ممکن است به برخی معاهدات، به منظور پرهيز از حجيم شدن معاهده ضميمه گردد که به لحاظ حقوقی اگر قرار ديگری نباشد از نيروی الزامآور مواد معاهده برخوردار است. برای انتخاب زبان نگارش معاهده، چند روش وجود دارد:
1- انتخاب يک زبان: از قرون وسطی تا دورانی از عصر جديد در اروپا، تمام معاهدات را فقط به زبان لاتين مینگاشتند.
2- انتخاب چند زبان با رجحان يکی از آنها: معمولاً در معاهدات دو جانبهای که طرفين، زبان رسمی مشترک ندارند، معاهده به زبان رسمی هر دو طرف نگارش شده و به زبان سومی هم نوشته خواهد شد که در مقام حل اختلافات مربوط به اجرا يا تفسير بر دو زبان پيشين مقدم خواهد بود.
3- انتخاب چند زبان بدون رجحان يکی بر ساير زبانها: در اين روش، معاهده به تعداد زبانهای رسمی طرفهای معاهده نگارش شده و همة نسخ در حکم واحدند.
در گام بعد، متن معاهده با تراضی تمام دولتهای مشارکت کننده در تنظيم پيشنويس با اکثريت دوم سوم دول حاضر و رأی دهنده يا اکثريت ديگری که دوم سوم دول حاضر و رأی دهنده توافق کنند به «پذيرش متن معاهده» (Adoption of the Text) میپردازند.
قدم بعدی، «تأييد و اعتبار بخشيدن به متن» (Authentication of the Text) است. در اين مقطع، دولتهای مذاکره کننده از طريق «امضا»، «پاراف» يا «امضا با کسب تکليف» (Signature ad Referendum) متن معاهده را نهايی میکنند.