مبادله يا توديع اسناد تصويب، ضمن اينکه يکی از مراحل انعقاد معاهدات است، يکی از اشکال رضايت کشورها يا سازمانهای بينالمللی به التزام در قبال معاهده هم هست و اين عمل برعکس تصويب، نياز به تصريح در معاهده و يا نوع ديگری از توافق طرفهای معاهده ندارد. در مورد زمان مبادلة اسناد يا تاريخ معينی را مقرر میکنند و يا مقرر میکنند که اين کار هر چه زودتر انجام شود.
در قراردادهای دو جانبه لازم است که به منظور مطلع ساختن طرفين از جريان تصويب معاهده، اسناد تصويب مبادله شوند. اما در قراردادهای چند جانبه، به دليل دشواری ارسال سند تصويب به تعداد طرفين معاهده، «امين معاهده» (Depositary) را تعيين کرده و اسناد را نزد او توديع میکنند.
عمدهترين وظايف امين معاهده عبارتند از:
حفظ متن اصلی (زبان اصلی) معاهده و اختيارنامههای نمايندگان دول شرکت کننده.
تکثير متن معاهده و ارسال آن به کشورهای عضو و ساير طرفهايی که میتوانند در آينده به عضويت معاهده درآيند.
دريافت اسناد تصويب، امضاها و کلية مکاتبات مربوطه.
بررسی صحت اسناد از جمله سند تصويب و ابلاغ نواقص به کشور مربوطه.
ثبت معاهده نزد دبيرخانة سازمان ملل متحد.
در روند لازمالاجرا شدن يک معاهده يا به عبارتی، ورود معاهده به نظام حقوقی بينالمللی، آخرين موضوعی که مورد توجه است اين میباشد که در کنار ضرورت کمی و زمانی ممکن است ضرورت کيفی نيز لحاظ شود. به عنوان مثال عهدنامة 1969 وين در زمينة حقوق معاهدات مقرر میکند که اين کنوانسيون 30 روز پس از توديع سی و پنجمين سند تصويب يا الحاق لازمالاجرا خواهد شد. يا منشور ملل متحد پس از توديع اسناد تصويب اکثر کشورهای امضا کننده به همراه پنج قدرت بزرگ سازمان ملل متحد لازمالاجرا میشود. مقصود از اجرای موقت معاهده، اجرای معاهده از زمان پذيرش اولية متن معاهده تا زمان لازمالاجرا شدن آن است. ممکن است کل معاهده يا بخشی از آن، موضوع اجرای موقت قرار گيرند به شرطی که اين امر در معاهده تصريح شده يا به توافق طرفها برسد. توقف اجرای موقت معاهده از سوی يکی از طرفها در صورتی معتبر است که اين طرف، سايرين را از قصد خود مبنی بر عدم عضويت قطعی در معاهده آگاه کند. اجرای موقت را نبايد با اجرای فوری مواد پايانی معاهده پس از پذيرش اولية متن در هم آميخت. به عنوان مثال گات 1948 تا سال 1995 قريب به 50 سال به صورت موقت به اجرا درآمد تا اينکه سازمان جهانی تجارت تأسيس شد.
در حالی که عدم ثبت و انتشار معاهده در نظام ميثاق جامعة ملل به آن اعتبار حقوقی نمیبخشد و اساساً آن را الزامآور نمیسازد ولی در نظام منشور ملل متحد، چنين معاهدهای از ارزش حقوقی برخوردار بوده و قابليت اجرايی نيز دارد اما در برابر هيچ يک از ارکان سازمان ملل نمیتوان به آن استناد جست. البته در حقوق بينالملل کلاسيک، معاهدات از زمان تصويب و مبادله يا توديع اسناد تصويب، کاملاً از نظر حقوقی معتبر شناخته میشوند و نيازی به ثبت و انتشار ندارند.