به طور کلی برای انعقاد هر معاهدهای بايد مراحل زير را طی نمود:
1- مذاکره 2- نگارش و امضا 3- تصويب و الحاق 4- مبادلة اسناد تصويب و ثبت و انتشار.
بند اول- مذاکره
اولين مرحلة انعقاد معاهدات، مذاکرة ميان دولتهاست. «مذاکره» عبارتست از گفت و شنود بين نمايندگان رسمی اطراف معاهده، به منظور دستيابی به نقطه نظرات مشترک جهت تنظيم يک معاهده.
در قراردادهای دو جانبه، ابتکار مذاکره با کشور يا کشورهای طرف قرارداد است و اگر معاهدهای چند جانبه يا همه جانبه باشد، کنفرانس نمايندگان کشورها جهت تفاهم بر سر دستور کار، تاريخ، زبان جلسه و غيره برگزار خواهد شد. البته در معاهداتی که در ضمن يک سازمان بينالمللی يا زير نظر آن منعقد میشوند، ابتکار مذاکره به رکن فراگير سازمان محول میشود. نمايندگانی که برای مذاکره معرفی میشوند بايد دارای اختيارات تام جهت مذاکره يا اصطلاحاً «اختيارنامه» (Full Powers) باشند که در چارچوب مدرکی کتبی به طرف مقابل ارائه میگردد. گروهي از افراد به علت مقام خود نيازی به اختيارنامه ندارند که عبارتند از:
رؤسای کشورها و حکومتها و وزرای امور خارجه در ارتباط با انعقاد يک معاهده.
رؤسای مأموريتهای ديپلماتيک جهت قبولی متن يک معاهده ميان کشور فرستنده و کشور پذيرنده.
نمايندگان آکروديته يا رسمی کشورها در يک کنفرانس بينالمللی يا سازمان بينالمللی يا رکن آن، جهت پذيرش متن معاهده در آن کنفرانس، سازمان يا رکن.
رؤسای دائم هيأتهای نمايندگی کشورها در يک سازمان بينالمللی جهت پذيرش متن يک معاهده ميان کشور فرستنده و آن سازمان.
ممکن است از رفتار و اوضاع و احوال کشورها و سازمانهای ذينفع چنين برآيد که فردی بدون داشتن اختيارنامه، نمايندة کشور برای انجام مذاکره قلمداد شود.
بند دوم- نگارش و امضا
معاهده چند بخش دارد:
الف- مقدمه: در اين قسمت، نام تمام متعاهدين ذکر شده و موضوع و هدف معاهده در قالب اعلام جهات و دلايل انعقاد معاهده مطرح میشود. مقدمة معاهدات فاقد جنبة الزامآور است و از عوامل مؤثر در تفسير معاهدات به حساب میآيد.
ب- مقررات اصلی: جزء اصلی هر معاهده را تشکيل میدهد که الزامآور است و شامل مواد معاهده و شروط پايانی است. لازم به ذکر است که شروط پايانی از ديدگاه مادی، متن حقوقی است و از نظر شکلی، حکم است که شرايط عمل به معاهده را تعيين میکند.
ج- پيوستها: اين بخش که شامل مقررات علمی، فنی، اداری، تکميلی، تفسيری يا تفصيلی در خصوص برخی مواد يک معاهده يا مجموع يک معاهده است، ممکن است به برخی معاهدات، به منظور پرهيز از حجيم شدن معاهده ضميمه گردد که به لحاظ حقوقی اگر قرار ديگری نباشد از نيروی الزامآور مواد معاهده برخوردار است. برای انتخاب زبان نگارش معاهده، چند روش وجود دارد:
1- انتخاب يک زبان: از قرون وسطی تا دورانی از عصر جديد در اروپا، تمام معاهدات را فقط به زبان لاتين مینگاشتند.
2- انتخاب چند زبان با رجحان يکی از آنها: معمولاً در معاهدات دو جانبهای که طرفين، زبان رسمی مشترک ندارند، معاهده به زبان رسمی هر دو طرف نگارش شده و به زبان سومی هم نوشته خواهد شد که در مقام حل اختلافات مربوط به اجرا يا تفسير بر دو زبان پيشين مقدم خواهد بود.
3- انتخاب چند زبان بدون رجحان يکی بر ساير زبانها: در اين روش، معاهده به تعداد زبانهای رسمی طرفهای معاهده نگارش شده و همة نسخ در حکم واحدند.
در گام بعد، متن معاهده با تراضی تمام دولتهای مشارکت کننده در تنظيم پيشنويس با اکثريت دوم سوم دول حاضر و رأی دهنده يا اکثريت ديگری که دوم سوم دول حاضر و رأی دهنده توافق کنند به «پذيرش متن معاهده» (Adoption of the Text) میپردازند.
قدم بعدی، «تأييد و اعتبار بخشيدن به متن» (Authentication of the Text) است. در اين مقطع، دولتهای مذاکره کننده از طريق «امضا»، «پاراف» يا «امضا با کسب تکليف» (Signature ad Referendum) متن معاهده را نهايی میکنند.
بند سوم- تصويب و الحاق
تعيين مقام يا مقامات صلاحيتدار تصويب معاهدات بينالمللی با حقوق عمومی داخلي کشورها مخصوصاً قانون اساسی آنهاست. ابراز رضايت در ملزم شدن نسبت به يک معاهده از طرق زير ميسر است:
الف- امضا(Signature): در مواردی که نمايندة دولت از طريق امضا، رضايت دولت متبوع خود را در ملزم شدن به معاهده اعلام میکند، در اين صورت، امضا هم متن را اعتبار میبخشد و هم برای آن دولت، ايجاد الزام مینمايد. اصولاً امضا به خودی خود، نقش ملزم ساختن دولت را ندارد مگر در معاهده ذکر شده باشد يا از اختيارنامة نماينده چنين برداشتی شود و يا نماينده در جريان مذاکرات برای امضا چنين اثری قائل شود.
لازم به ذکر است که اگر حتی امضا جنبة الزامآور نداشته باشد، کشور مزبور تا زمان تصويب معاهده نبايد برخلاف موضوع و هدف آن عمل کند مگر قصد خود را مبنی بر عدم ميل به تصويب اعلام دارد.
ب- تبادل اسناد (Exchange of Instruments): اين روش که بيشتر در معاهدات ساده و فنی مورد استفاده قرار میگيرد در صورتی میتواند باعث الزام دولت شود که در خود معاهده تصريح شده يا به ترتيب ديگری اين امر پيشبينی شده باشد.
ج- تصويب، پذيرش و قبولی(Approval, Acceptance, Ratification): تصويب به معنی يک اقدام رسمی است که مقام ذيصلاح پيشبينی شده در قانون اساسی به عمل ميآورد تا بدان وسيله الزامات مندرج در معاهده به وسيلة آن کشور به تحقق بپيوندد و پذيرفته شود. در اغلب موارد چون رضايت قوة مقننه برای ملزم شدن دولت ضروری است از اين روش استفاده میشود که يا بايد در خود معاهده پيشبينی شده باشد يا نمايندة دولت مزبور در هنگام امضا نياز به تصويب بعدی را اعلام کند يا در اختيار نامة نماينده تصريح شده باشد و يا در طول مذاکرات، نياز به تصويب بعدی مقامات صالح ذکر شود.
تأييد: اقداماتي است كه ملكه يا شاه پس از تصويب انجام ميدهند. (Confirmation)
پذيرش: (Acceptance) صلاحيت ارگاني كه بتواند معاهدهاي را بپذيرد.
براي تصويب معاهدات در قانون اساسي كشورها چهار شيوه اتخاذ شدهاست: توسط قوه مجريه-توسط قوه مجريه و قوه مقننه-تنها توسط قوه مقننه-مشاركت مردم از طريق همهپرسي.
تصويب در حقوق ايران طبق اصل 24 قانون اساسي مشروطيت توسط مجلس ملي انجام ميشد اما در بعضي موارد ممكن بود قوه مجريه عمل تصويب را انجام داده و بعد به مجلس اطلاع دهد.
در قانون اساسي جمهوري اسلامي ايران طبق اصل 77 تمامي عهدنامهها بايد به تصويب مجلس شوراي اسلامي برسد. اصل 125 اشعار ميدارد كه امضاء عهدنامهها بعد از تصويب مجلس با رئيس جمهور است.
يكسري معاهدات هست كه تصويب آن در صلاحيت رهبر است مثل معاهدات جنگ و صلح كه بايد به تأييد رهبري برسد. شوراي نگهبان در نظريه تفسيري خود آورده است: اگر در قراردادها طرف عهدنامه دولت ديگري باشد، تصويب مجلس لازم است اما اگر طرف قرارداد يك شركت باشد لازم نيست به تصويب مجلس برسد.
در قانون اساسي امريكا معاهداتي اگر منعقد شود كه به حقوق خصوصي افراد تأثير گذارد بايد به تصويب سنا برسد. حال اگر رئيس جمهور معاهدهاي را به اين تصور كه در شرح وظايف او ميگنجد، منعقد كرد در حالي كه بعداً معلوم شد كه بايد سنا تصويب ميكرده است. اينجا آيا اين تصويب ناقص معتبر است؟
طرفداران نظرية دوگانگي ميگويند كه اين تصويب معتبر است. چون قواعد بينالمللي جدا از قوانين داخلي است. طرفداران نظرية يگانگي ميگويند غيرنافذ است. چون فرقي بين قوانين داخلي و بينالمللي نيست و بايد عاقد عقد از صلاحيت لازم برخوردار باشد. نظرية سوم كه در كنوانسيون وين آمده حاكي از آن است كه اين گونه معاهدات معتبر است و كشوري نميتواند به قوانين داخلي خود براي رد معاهده استناد كند مگر اين تجاوز به قانون داخلي فاحش بوده و به حقوق و منافع اساسي آن كشور لطمه زده باشد. براي تشخيص موارد حياتي بايد به عرف رجوع كرد. برخي ميگويند در مواردي كه كشور معاهدهاي را كه معتبر است بي اعتبار اعلام كند مسئوليت بينالمللي كشور مطرح شده و از طرف ديگر رئيس جمهور هم در حقوق داخلي خود مسئول شناخته ميشود چون خارج از صلاحيت خود معاهده را منعقد كرده است.
د- الحاق (Accession): دولتی که در مذاکرات مربوط به معاهده شرکت نداشته و آن را امضا نکرده است، میتواند با الحاق، بعداً خود را نسبت به معاهده ملزم سازد. الحاق به معاهداتی ممکن است که صريحاً در خود معاهده مجاز شمرده شده باشد يا دول عضو اصلی بعداً چنين اجازهای بدهند و يا طبيعت معاهده جزو معاهدات عامالشمول بوده و چنين امری را تجويز کند.
اين عمل يا بيانية يكجانبه، وسيلهاي است كه توسط آن كشور قصد خود را مبني بر متعهد شدن به مفاد آن معاهده اعلام ميكند. تدريجاً الحاق معناي ديگري يافته است. حتي كشورهايي كه در هنگام تهية معاهده بودهاند، اگر با تأخير نسبت به تصويب آن اقدام كنند يعني تصويب معوق آن هم الحاق ناميده ميشود. (مثلاً حد نصاب لازمالاجرا شدن عهدنامة حقوق درياها 60 كشور است. الحاق در معاهدات باز ميسر است (در معاهدات بسته قاعدتاً ممكن نيست.) عمل الحاق يك عمل ارادي است. (تنها در معاهدات صلح، كشور شكست خورده مكلف است) همچنين الحاق ممكن است مشروط باشد.
اصولاً معاهدات بينالمللی به شرطی برای کشورهای متعاهد لازمالاجراست که اولاً توسط مقامات صالح تصويب شده باشد و ثانياً مقررات قانون اساسی دربارة انعقاد معاهدات بينالمللی رعايت شده باشد. اگر قراردادی بدون طی تشريفات مقرر در قانون اساسی کشوری تصويب شود به آن «تصويب ناقص» يا «تصويب بیقاعده» میگويند.
بند چهارم- مبادلة اسناد تصويب و ثبت و انتشار
مبادله يا توديع اسناد تصويب، ضمن اينکه يکی از مراحل انعقاد معاهدات است، يکی از اشکال رضايت کشورها يا سازمانهای بينالمللی به التزام در قبال معاهده هم هست و اين عمل برعکس تصويب، نياز به تصريح در معاهده و يا نوع ديگری از توافق طرفهای معاهده ندارد. در مورد زمان مبادلة اسناد يا تاريخ معينی را مقرر میکنند و يا مقرر میکنند که اين کار هر چه زودتر انجام شود.
در قراردادهای دو جانبه لازم است که به منظور مطلع ساختن طرفين از جريان تصويب معاهده، اسناد تصويب مبادله شوند. اما در قراردادهای چند جانبه، به دليل دشواری ارسال سند تصويب به تعداد طرفين معاهده، «امين معاهده» (Depositary) را تعيين کرده و اسناد را نزد او توديع میکنند.