بنابر قاعده عقلايي، انسان جايزالخطاست و هميشه در تنظيم اين اسناد، امكان وقوع اشتباهاتي از قبيل نقص سند تنظيمي، عدم امضاء، تحرير سند و ... ممكن و غيرقابل اجتناب است در هر حال مي‌بايست تصحيح گردد در خصوص اين اسناد و اهميت آن‌ها، قانون ثبت احوال تشريفاتي را مقرر نموده است.

در هر حال اين اشتباهات اگر قبل از امضاء سند باشد در صلاحيت مأمور تنظيم كننده سند است اگر بعد از امضاء سند باشد اگر مربوط به مندرجات اسناد سجلي (تحرير) باشد تصحيح آن در صلاحيت هيأت حل اختلاف[1] است و اگر اشتباه ناشي از تحرير سند نباشد مانند اينكه اعلام‌كننده در تاريخ ولادت با اعلام نام پدر و مادر اشتباه كرده باشد تصحيح آن در صلاحيت محكمه است[2].

 

[1]) اعضاء هيأت حل اختلاف عبارتند از رئيس اداره ثبت احوال و مسئول بايگاني يا نمايندگان آنان و يكي از كارمندان مطلع اداره ثبت احوال كه توسط رئيس اداره انتخاب مي‌گردد.

[2]) اصولاً تصحيح اين اسناد از تاريخ صدور سند بر تمام مسائل مؤثر واقع مي‌گردد وليكن بر اين اصل استثنايي وارد است كه آن مقررات راجع به نظام وظيفه مي‌باشد (ماده 44 قانون اصلاح قانون ثبت احوال مصوب 1319).