براي تسهيل تشخيص اين كه چه كسي تاجر است و همچنين جهت اطلاع افراد از وضعيت تاجر (چه شخص حقيقي، چه شخص حقوقي) در اغلب كشورها دفتر ثبت تجارتي تأسيس شده است و اين يك اماره قانوني است كه شخص مزبور تاجر است و تا زماني كه خلاف آن ثابت نشده شخص مزبور تاجر اعلام مي‌شود. در دفتر ثبت تجارتي تاجر مكلف است كه نام و خلاصه وضع تجارتي خود را در آن به ثبت برساند.

دفتر ثبت تجارتي در اداره ثبت تهيه شده است كه دادستان محل يا نماينده او آن را شماره‌گذاري كرده و به امضاي خود و مُهر دادسرا ممهور نموده است.